Viisi vinkkiä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen!

Hyvä tapahtuma on raikas, herättävä ja inspiroiva täsmäisku, olipa se tarkoitettu uusien asiakkaiden hankintaan, olemassa oleville asiakkaille, oman väen kouluttamiseen tai tiimiyttämiseen. Se voi olla myös elämyksellinen palkintoreissu tai joku näiden yhdistelmä. Alla viisi vinkkiä tapahtumajärjestämiseen.

1. Aseta tapahtumalle selkeät tavoitteet
Aseta tapahtumallesi selkeät tavoitteet niin osallistujamääärän, budjetin kuin markkinoinninkin osalta. Vastaa ensin seuraaviin kysymyksiin: miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Määritä myös, onko tapahtuman tavoitteena kenties asiakasylläpito, oman henkilöstön kouluttaminen tai liidit ja uusasiakashankinta? Onko tapahtuma maksullinen vai ilmainen? Selkeät tavoitteet ja osallistujakohderyhmän rajaaminen auttavat sinua ohjelman suunnittelussa ja tapahtuman onnistumisessa.

2. Panosta ohjelmasuunnitteluun
Anna kohderyhmällesi syy osallistua. Mitä sellaista tapahtumasi ohjelma tarjoaa, mitä ei saa muualta ja miksi kannattaa osallistua? Pintapuoliset puheenvuorot tai yritysesittelyt kannattaa unohtaa – anna osallistujille syvempää tietoa ja osaamista aiheeseesi liittyen. Maksimoi verkostiotumismahdollisuudet osallistujien – ja myös mahdollisten kumppaneiden kesken. Hyvät verkostoitumismahdollisuudet itsessään voivat olla myös tapahtuman ohjelman avain.

3. Muista myös markkinoida!
Pohdi, kuinka tavoitat osallistujasi parhaiten ja mitkä ovat oikeat markkinointikanavat juuri sinun tapahtumallesi? Suunnittele etukäteen markkinoinnin kaari – mistä ja milloin viestit? Sähköpostimarkkinoinnin lisäksi kannattaa hyödyntää valitusti myös SoMe-kanavia ja omaa yhteistyöverkostoa. Monikanavainen viestintä tavoittaa aina parhaiten – kunhan se on kohdennettu oikein! Kerro osallistujille, miksi kannattaa osallistua ja mitä siitä hyötyy? Muista, että 80% tapahtuman tekemisestä on markkinointia!

4. Tee ilmoittautumisesta mahdollisimman helppoa
Ilmoittautumisen tulee olla helppoa ja vaivatonta – käytä sähköistä ilmoittautumista! Maksullisissa tapahtumissa hintojen tulee olla myös selkeästi esillä ja osallistumismaksun maksamisen helppoa. Vältä virheitä ja palvele osallistujia paremmin käyttämällä sähköistä ilmoittautumisjärjestelmää. Monesti sähköisten järjestelmien kautta hoituu myös laskutus. Suosittelemme ilmoittautumiseen Lyytiä.

5. Varmista sujuva ja onnistunut tapahtumapäivä!
Kun tapahtuman ajankohta ja paikka on päätetty, osallistujat hankittu ja ohjelma valmis, ei kannata unohtaa itse käytännön järjestelyjä tapahtumapäivänä. Varmista, että voit tarjota jokaiselle osallistujalle henkilökohtaisen kokemuksen tapahtumassasi ja että tapahtumapäivä sujuu jouhevasti jokaisen ohjelmanosan kohdalla. Panosta yksityiskohtiin ja elämyksiin. Jätä positiivinen muistijälki tapahtumasta mm. hyvän asiakaspalvelun, aikataulussa pysyvän ohjelman ja tapahtumapaikalla esillä olevan tapahtumailmeen myötä. Ihmiset tykkäävät jonotella korkeintaan vain ämpäreitä – älä annan osallistujiesi odottaa!

Kun haluat välttää turhaa stressiä ja riskejä tapahtuman tekemisessä, kysy meidät mukaan sparraamaan tapahtuman suunnittelussa ja/tai tuottamisessa. Toteutamme puolestasi avaimet käteen -periaatteella vaikka koko tapahtuman tai halutessasi vain osan siitä.

Ota yhteyttä ja tehdään yhdessä tapahtumastasi menestys!